Informatieautonomie van Martijn Aslander: gevangen in je eigen systemen

Zoals iedereen die zijn belasting netjes betaalt, heb ik wel eens contact met de Belastingdienst. Begin 2025 was het wat ingewikkelder. Mijn boekhouder had een tikfoutje gemaakt in het betalingskenmerk, waardoor het eindigde op een 1 in plaats van een 2. De Belastingdienst had derhalve geen geld binnengekregen, terwijl ik het wel had overgemaakt. Geen probleem voor de Belastingdienst. Ze maakten een inschatting van mijn voorbelasting voor dat kwartaal. Speciaal voor mij. En daarbij gingen ze ervan uit dat ik ineens drie keer zoveel moest betalen als altijd. Terwijl er al een kloppende opgave was ingediend. Er volgde een heel avontuur van telefoontjes, bezwaar, boete, onbegrip en de klassieke zin: ‘Ja, meneer, het lijkt inderdaad heel eenvoudig, maar dat is het niet.’ Ik heb altijd voor en bij kleine bedrijven gewerkt, dus ik begreep het niet. Totdat ik Informatieautonomie van Martijn Aslander las.

Eén tikfout, drie keer zoveel belasting

Plotseling snapte ik waarom de Belastingdienst, en eigenlijk elke grote organisatie, vastzit in haar eigen systemen. Martijn – ja, ik mag Martijn zeggen. Jij vast ook wel. Martijn is daar niet zo moeilijk in – legde voor mij bloot waar het werkelijk misgaat: we slaan onze informatie op in formaten die alleen te lezen zijn met de software van een specifieke leverancier. Denk aan Word-documenten, pdf’s en gesloten databases. Klinkt misschien als een klein technisch detail, maar de impact is gigantisch.

Versnipperde informatie kost tijd en geld

Neem de Toeslagenaffaire: ambtenaren waren 400 uur kwijt aan het reconstrueren van één dossier, simpelweg omdat de informatie versnipperd en ondoorzoekbaar was. Of een Woo-verzoek dat weken duurt, omdat iemand handmatig duizenden bestanden moet openen. Terwijl de organisatie weet dat de informatie er is, maar er niet bij kan komen.

En dat hoeft niet zo te zijn. In het boek Informatieautonomie toont Martijn aan dat er simpele, goedkopere en snellere alternatieven bestaan. Tekstbestanden in open formaten, zoals Markdown, zijn direct doorzoekbaar, zonder dure software of ingewikkelde migraties. En het werkt: de Britse overheid past het al jaren toe en in Nederland experimenteren organisaties als de Belastingdienst zelf al met deze aanpak. In de Pilot Informatieautonomie onderzoeken ze of het mogelijk is om voor slechts 1 à 2 procent van de kosten een informatieoplossing te verkennen die 70 à 80 procent van de functionaliteit biedt van bestaande systemen.

De oplossing ligt voor het oprapen

Dus, lieve mensen van de Belastingdienst: ik snap nu waarom één tikfoutje uitmondde in een avontuur. Niet omdat jullie het niet willen oplossen, maar omdat jullie vastzitten in een systeem dat niet ontworpen is om informatie te vinden. Maar hier is het goede nieuws: je kunt er vandaag nog mee stoppen. En dat geldt niet alleen voor jullie, maar voor elke organisatie die moeite heeft met haar eigen kennis.

Informatieautonomie is geen technisch handboek. Het is een wake-upcall die laat zien dat de oplossing voor al die frustraties, van de Toeslagenaffaire tot mijn eigen onterechte boete, binnen handbereik ligt. We hoeven alleen maar te stoppen met het opslaan van informatie alsof we nog met papier werken.

Na bezwaar van de boekhouder en mijzelf en een reactie van de Belastingdienst en twee nieuwe bezwaren hoef ik de boete niet meer te betalen. Maar, mensen van de Belastingdienst: ik hoop dat jullie dit boek lezen, zodat je me de volgende keer niet meer hoeft uit te leggen waarom het allemaal zo ingewikkeld is. Omdat het dat dan niet meer is.

Een bespreking van het boek Informatieautonomie vind je hier.